A mérnöki munkának, jellegéből adódóan van egy olyan kiszámíthatatlan oldala, hogy a munkaterhelés nem mindig egyforma. Néha nehéz és sűrű a mérnökélet, és vannak időszakok, amikor még nehezebb és még sűrűbb. Hogyan lehet a kapacitásainkkal gazdálkodni, miért vállalunk párhuzamosan több munkát, hogyan próbálunk nem belefulladni, és hogyan lehet ezekkel időben sakkozni? Gondolatok a nemet mondás nehézségéről, a megfelelési kényszerről és munkaszervezési alapelvekről.
Amikor elindítottuk Halkóval és Ádámmal a közös vállalkozásunkat, akkor a legváltozatosabb, de nagyon pici munkákat tudtuk elvállalni. Kicsi, kezdő irodaként hiába volt rengeteg tapasztalat a hátunk mögött, és vettünk részt korábban a legkülönbözőbb, volumenében méretes tervezési feladatokban, a gazdasági ésszerűség miatt sem tudtunk egyből olyan munkákat elvállalni, amilyeneket korábban megszoktunk. (Madaras Botonddal a mérnökirodák helyzetéről és mindennapjairól ebben és ebben a podcast adásban beszéltünk részletesen.)
Miért más egy mérnökiroda, mint egy pékség vagy kávézó?
A mérnökirodák pénzügyi háttere olyan nehézségeket rejteget – azon kívül persze, hogy reptében kellett beletanulnunk –, ami a szakmánk sajátosságából adódik: egy tervezési feladat heteket, hónapokat vesz igénybe, amíg a vállalkozásnak nincs bevétele, kiadása viszont folyamatosan van. Amíg egy pékségnek vagy kávézónak folyamatosan minden nap van bevétele (és persze nagyon sok kiadása), addig egy mérnökiroda sokkal kiszámíthatatlanabbul működik. Pénzügyi szempontból tehát nehezen tervezhető a vállalkozás rövid- és középtávú gazdálkodása. Ha az ember ráadásul az irodai infrastruktúrát is ki akarja építeni, és nem áll a rendelkezésére végtelen mennyiségű pénz otthon, amit ilyen célra vígan el tud égetni, akkor nem nagyon tud mást tenni, mint párhuzamosan sok munkát vállalni, azokat lehetőség szerint hibátlanul elvégezni, saját magán spórolni és közben folyamatosan fejleszteni és beruházni.
Hogy néz ki egy munka az elejétől a végéig?
Ebben a mókuskerékben a hatékonyság kulcsfontosságú, hiszen vannak olyan folyamatok, amiken újra és újra végig kell menni. A munka még el sem kezdődött, amikor már egy jól strukturált mapparendszerben, ami lehetőség szerint felhő alapú, el kell tudni helyezni az árajánlatokat, a megküldött alaprajzokat, metszeteket, levelezést, terheket, peremfeltételeket.
A következő lépés az árajánlat adás is kardinális kérdés: ha nagyon alacsony összeget mondasz, akkor tele leszel olyan feladatokkal, amik a megélhetési szegénységbe taszítanak, vagyis a ráfordított idő alatt nem termeli ki a bejelentett béredet, járulékokat, szoftvert, irodai rezsit, és bár úgy tűnik, hogy nagyon sokat dolgozol, valójában a tartalékokat éled fel. El lehet gurítani a labdát a másik irányba is, és bemondani hasra dupla és tripla árat, hátha nem kell. Vagy ha mégis, akkor annyiért már megéri. Ezt veszélyes, és hosszútávon teljesen fals útnak gondolom, hiszen elég valószínűtlen, hogy valaki meg fog keresni Téged újra, ha korábban egy irreális árral vágtad orrba.
Az árajánlatadás után következik a szerződéskötés, a munka megkezdése, egyeztetések, telefonálások, meetingek, javítások és módosítások, szép tervek készítése. Ha ezen is túl vagy, akkor már csak le kell szállítani, jóvá kell hagyatni, teljesítésigazolást gyártani, számlázni, postázni és utána addig várni, amíg ki nem fizetnek.
Tényleg vége?
Ha azt gondolnád, hogy ezzel egy munkának vége is van, akkor tévedsz. Ha nem a fióknak készült az adott tervdokumentáció, akkor egészen biztosan lesznek kérdések, menet közben megoldandó problémák a kivitelezés során, amiknek a megoldásában a tervezőnek a saját jól felfogott érdeke miatt is érdemes a lehető leggyorsabban és legkonstruktívabban részt vennie.
Ez persze újabb telefonokat, e-maileket, egyeztetéseket, fedvényterveket, helyszíni tervezői művezetéseket is jelent, és a kapacitások számítása közben ez egy igen nagy fehér folt az ember naptárjában. És minél több feladatban veszel rész, értelemszerűen annál több fehér folt gyűlik össze. Ezért lehetetlen egy új feladatnak úgy nekiülni, hogy bekészíted a forró mézes teádat az asztalra, kényelmesen elhelyezkedsz, és (napközben) megállás nélkül, teljes figyelemmel és koncentráltsággal, zavartalanul dolgozol órákig.
Illetve van, aki erre képes. Csak sajnos nem lehet elérni, kinyom telefonon, az e-mailekre pedig nem válaszol. Ismerős? Volt pár alapelv, amit a 0. km-nél lefektettünk, hogy hogyan szeretnénk dolgozni, és hogyan nem.
Az „eltűnős tervező” opció a legelején felkerült a képzeletbeli tiltólistánkra. Ahogy az is, hogy a minőség rovására szakmányban ontsuk ki magunkból az olyan terveket, amikben nem hiszünk, amiről már a tervezőasztal mellett tudjuk, hogy problémánk, a kivitelezőnek pedig kérdése és nehézsége lesz vele. Hiszünk abban, hogy a tervezésre fordított idő és energia később sokszorosan megtérül mindenkinek. Bár mindig van olyan tervező, aki fele ennyiért megcsinálja, de általában olcsó húsnak híg a leve. Persze tökéletes terv nem létezik, a hibákat teljesen elkerülni nem lehet, de törekedni kell rá, hiszen ez mindenkinek alapvető érdeke. Ha már a tervezés fázisában tudsz egy kicsit a kivitelező vagy beruházó fejével gondolkozni, és úgy alakítani a szerkezetet vagy kiválasztani a technológiát, hogy az a leggazdaságosabb legyen, akkor számtalan telefont meg tudsz spórolni.
Merre tovább?
Mivel mindenkinek 24 órából áll egy nap, nem nehéz belátni, hogy egy idő után egy jól beállt irodai infrastruktúra és bejáratott, összeszokott csapat mellett is eljön az a pont, ahol a mérnökiroda eléri a kapacitásai határát. Vérmérséklettől és a hosszútávú tervektől függően itt számtalan irányba el tud kanyarodni a történet.
- Az első, ha nem változik semmi, és éjjel-nappal dolgozás van. Ez ideig-óráig működik, míg az ember halálra nem dolgozza magát. Nem a legvonzóbb opció, így talán nézzük is rögtön a másodikat.
- A sok munka egyben a bővülés lehetőségét is magában hordozza. Úgyhogy vegyünk fel még egy embert. Meg lehet, hogy ez a munka is el fog indulni, arra is kellene még egy. És ha amaz is menni fog, akkor arra még jó lenne még két ember. Akkor aztán több a referencia, több a munka, még több az ember, és észrevétlenül hízhat fel az addig csak szerény létszámú mikrovállalkozás. Ha nagyon gyors a "hízás" és növekedés üteme, akkor egy idő után óhatatlanul is úgy hígul fel az addig megszokott munkamenet, hogy az ember a végén már rá sem ismer. Egy tartószerkezet tervezéssel és szakértéssel foglalkozó irodában pedig a felelősségek okán ez nem biztos, hogy a legegészségesebb út. De akkor mi van még?
- A lassú növekedés, folyamatos fejlesztés és tanulás. Amennyiben egy jól felszerelt és bejáratott infrastruktúrában (hardver és szoftver) megtaláljuk az optimális munkamennyiséget, akkor van lehetőségünk a legfontosabbra: az emberre. Mi ebben őszintén hiszünk.
Te tudsz nemet mondani?
Néha elfelejtjük, hogy egy munka elnyerésekor vagy leadásakor nem csak a tervpecsét, az AxisVM modell ágyazási tényezője, a meghúzott vonalak és a kiszámlázható összegre kell figyelni, hanem az emberi oldalra is. Mindenki megtalálta-e a számára motiváló és tudásához passzoló munkát? Nem hajtottuk-e csapágyasra magunkat? Az adott munka segíti-e a hosszútávú céljainkat? Tényleg ezt szerettük volna csinálni?
A munka mennyiségét tehát már csak az önvédelem miatt is korlátozni kell, hogy a napi 12-14 órába valahogy beleférjen minden. (A blogposztok írását, fényképezést, videó alapanyag gyártást ugye nem számolom bele, mert az nem a „rendes munkaidő” rovására megy. De ha egyszer ez a része feltölt és kikapcsol, akkor tényleg nehéz a munka kategóriába sorolni.)
A vállalkozói lét szépsége ebben is rejlik, hogy a munkára fordított időt úgy rendezgeted el a nap 24 órájában, ahogy jól esik. A munkamennyiség szabályozásában, a túlhajszoltság ellen a leghatásosabb fegyver a nemet mondás.
Tudni kell nemet mondani nagy feladatra, ami nagyon kifizetődő lenne. Tudni kell nemet mondani kis munkára, amit szívünk szerint nagyon kevés pénzért is elvállalnánk, és olyanra is, ami nagyon-nagyon jól mutatna a portfóliónkban. Tudni kell nemet mondani a régi, jól bevált megrendelőnek, és az új, szimpatikus érdeklődőnek egyaránt. Ahogyan muszáj nemet mondani a sokgyerekes családanyának, ha egy villámgyors szakértésre kér fel minket, az építkezés közben magára hagyott kivitelezőnek, a pályáztatás határidejéből majdnem kicsúszó beruházónak is.
Nehéz úgy nemet mondani, hogy az ember ne tűnjön udvariatlannak, vagy ne érezzen bűntudatot amiatt, hogy egy arra rászoruló megrendelőt visszautasít. De Kapitány István, a Shell globális alelnökének a szavaival élve a nemet mondás nem valami vagy valaki ellen szól, hanem éppen ellenkezőleg, valamilyen ügy, személy mellett. Ezzel teljesen egyet tudok érteni.
Amikor nemet mondunk egy feladatra, amellett tesszük le a garast, hogy a korábban leszerződött munkáinkat maradéktalanul el fogjuk látni, és bármilyen felmerülő kérdés esetén segítünk a tervezőknek, beruházónak vagy kivitelezőnek. Amikor nemet mondunk egy új munkára vagy megkeresésre, akkor egyben igent mondunk azokra az ügyekre is, amik mellett a kezdetek kezdetén hitet tettünk.
Számunkra ilyen az Utcáról Lakásba Egyesült munkájának önkéntes segítése, vagy a vadaspark projektünk egyes elemeinek tervezése és kivitelezése, legyen szó akár libáról, kacsáról vagy mosómedvéről. Ilyen ügynek gondoljuk a diploma konzulensi feladatokat, diplomabírálatot vagy az oktatásban való részvételt, de ide sorolnám az egyetemi hallgatói kutatás-fejlesztési projektet is.
Itt pedig vissza is kanyarodnék az „eltűnős tervező” effektushoz, mert ugye az nem olyan nagy segítség, hogy felajánljuk a szolgálatainkat valakinek, majd lapítunk és hallgatunk.
De miért nehéz nemet mondani?
Hogy miért nehéz nemet mondani, az több dologból tevődik össze. Egyrészt a félelem miatt. Mert tartunk attól, hogy nem keresnek meg többet, ha egyszer nemet mondasz. Az élet már számtalanszor visszaigazolta, csak azért, mert egyszer nem adtál ajánlatot vagy vállaltál el egy munkát, attól még meg fognak keresni később. Feltéve, hogy nem mondtál korábban olyan árakat, amivel le akartad koptatni szegény érdeklődőt.
Üzleti oldalról azért, mert az ember egy nemmel nem csak az adott feladatnak fordít hátat, de az azzal járó referenciának és pénznek is. Ki szeret nemet mondani a pénzre? Csak ügyvezetői szempontból ilyenkor egyszerű(nek tűnik) a feladat: kapacitást és/vagy árat kell növelni és még több munkát elvállalni.
Emberi oldalról pedig azért, mert az iskolarendszer is erre nevel, hogy kérdés nélkül felelj meg egy olyan elvárásrendszernek, amibe nem biztos, hogy mindenki tökéletesen beleillik. Nehéz nemet mondani, mert úgy gondolod, megsértesz és bántasz valakit, ahelyett, hogy "segítenél, elvállalnád és csendben örülnél, hogy egyáltalán van munkád".
De éppen amiatt, mert szeretjük a munkánkat és szeretnénk a tőlünk telhető legjobb minőségben végezni, muszáj nemet mondani. Így tudunk igent mondani a számunkra fontos ügyekre, a jótékonyságra, és ezzel tudjuk biztosítani azt, hogy a saját magunk elvárásainak meg tudjunk felelni, és egy olyan csapattal és környezetben tudjunk dolgozni, amilyet megálmodtunk magunknak.
Mindenkinek ezt kívánom: több nemet, és kevesebb, de lelkesebb igeneket!